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Travail à distance et distractions : une saine routine

Il est probable que vous soyez à la maison, en pleine session de Zoom ou de Google Meet, que vous soyez entre deux documents et qu’au milieu de tout cela, votre chat débarque pour vous indiquer son manque de croquettes. Oui, c’est du vécu. Prenez donc le temps d’interpréter cette distraction comme une pause nécessaire à votre cerveau. Lorsque nous sommes dans un environnement confiné, comme un bureau ou un open-space, nos chers collègues sont les équivalents de notre fameux chat en manque de croquettes. Ils viennent vous déranger lors d’une séance de réflexion sur un sujet. Vous êtes également à l’arrêt sur votre tâche et le ré-démarrage est complexe. C’est un fait. Les distractions sont partout et nous en tirons toujours un bénéfice? Nous essayons systématiquement d’en retirer un aspect positif, sauf dans le cas du télétravail. Situation où l’arrêt temporaire est interprétée comme un manque à l’assiduité ou à la productivité. Donc, synonyme de perte de rentabilité. Vous savez quoi ? C’est faux. Cette pression que l’on s’auto-inflige ne devrait pas exister, le travail à distance est aussi une solution pour permettre aux individus de modeler leurs horaires de production. Nous n’avons pas à agir comme au milieu de l’environnement de travail, il ne s’agit pas uniquement de l’espace physique mais aussi l’humain, changeant dans ces conditions particulières. Le télé-travail n’est pas le travail devant la télé, c’est simplement le fait d’être éloigné de son collaborateur direct. L’Homme est un être sociable, non adapté à la vie en confinement. Les interactions sociales sont vitales et permettent de garder un positivisme au long des jours. Il peut choisir de s’isoler volontairement, mais il subira toujours un rappel à l’existence de l’autre. Que ce soit dans ses souvenirs, dans ses envies, dans ses habitudes. Il peut choisir de ne plus fréquenter d’autres individus vivants, les émotions connues en communauté restent. D’où les Skype-apéro en période de confinement ! Allons un peu loin : vous devez vous autoriser à prendre des pauses. Lorsque vous êtes chez vous, vous avez la possibilité de regarder un épisode de plus sur Netflix au lieu de partir déjeuner à l’extérieur et parler boulot avec vos compagnons de repas. Parfait ! Si vous restez dans la production sur les horaires traditionnels, vous effectuerez plus de tâches. Mais cela uniquement jusqu’au moment où vous commencerez à faiblir, à vous sentir moins impliqué, à être moins récompensé par les interruptions bénéfiques des discussions de café … Ne soyez pas enfermés dans votre routine habituelle, créez une nouvelle routine qui inclue des moments « off ».

white arrow painted on brick wall

Ne pas savoir où l’on va est aussi un bon indicateur.

Il y a peu de temps, je suis tombé sur une citation qui m’a rappelé les grands principes de la méthode Agile. “There is a Zen story about a man riding a horse that is galloping very quickly. Another man, standing alongside the road, yells at him, « Where are you going? » and the man on the horse yells back, « I don’t know. Ask the horse. » I think that is our situation. We are riding many horses that we cannot control.”― Thích Nhất Hạnh, Being Peace Le lien avec l’agilité ? Nous prévoyons le pire pour espérer le meilleur au fur et à mesure des développements. Cela dérange souvent fortement, mais c’est une méthode éprouvée qui permet de découper des tâches complexes en étapes réalisables avec des résultats atteignables. Sur un malentendu, tout se passera bien. Le « projet », le « client », le « service », le « besoin ». Ces termes reviendront toujours et auront à chaque fois une complexité différente à chaque rencontre. Par contre, il y aura une constante : ce défi sera unique en son genre. C’est vrai, c’est une belle affirmation. Du moins, en apparence, dans un planning Excel, calé dans sa reco’ PDF HD. Dans la réalité, les problématiques sont toujours les mêmes : « faites-moi accepter que je fais mal quelque chose sans me vexer et en me prouvant que je dois passer avec vous sans pouvoir le faire en interne, mais soyez innovant tout en gardant à 100% nos éléments actuels, vous comprendrez que nous ayons peur quand même, le changement c’est pas évident ». C’est à ce moment que je sors ma carte principe de Peter. Nous devons accepter de nous faire emporter par des projets qui peuvent nous dépasser et que nous ne pourrons pas toujours maîtriser. Ce défi (le « projet ») doit pouvoir nous emporter avec lui. Si nous essayons de lui faire changer de direction, il faudra déployer un tas d’artifices étranges que l’on appellera : Vérité du concret Cadrage du futur Rappel de l’existant Outils de mesure Nos indicateurs nous permettent de nous situer par rapport à un projet en tant qu’êtres humains. Ils ne permettent pas de situer un projet dans sa globalité par rapport à des objectifs. Ces fameux KPI (Key Performance Indicators) se contentent de juger le travail des petites mains, pas celui d’un outil technologique. En acceptant ce postulat, ainsi que celui rappelant que « l’humain est un système faillible », il nous est possible d’envisager différemment le client, son besoin ainsi que le service attendu. Chaque demande client concerne un besoin extrait d’un projet plus complexe, en tant que prestataire ou collègue, le service que nous aurons à proposer devra en tenir compte. Sans oublier que sans vue globale, il y a un risque pour que tout se passe bien. Faites confiance au cheval, il sait généralement où aller.

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Au final, c’est quoi un bon outil ?

Internet est devenu un monde d’outils, chaque usage doit avoir son assistant virtuel pour éviter l’erreur, sa startup dédiée, son pricing bien étudié et présenté dans un tableau à trois colonnes. Toutefois, un outil n’est rien sans l’utilisateur ni le besoin qu’il est supposé « combler ». C’est le défaut que l’on retrouve bien souvent dans bon nombre d’outils en ligne qui déclenchent la réflexion suivante : « mais à quoi ça sert vraiment ? ». Tout dépend en fin de compte de 4 grands principes déjà bien connus et, mais souvent ignorés : Pas de stress dans la gestion des fichiers, multiplateforme évidemment Confortable, donc attractif Peu coûteux, ce n’est qu’un éditeur de texte au final Bien équipé, compteurs / buts à atteindre / exports possibles L’aspect multiplateforme doit être au cœur même des réflexions des créateurs d’outils, s’enfermer sur une plateforme est une erreur courante encore trop rencontrée. Si le système d’exploitation est un problème, passons en ligne. Restons universels. Sans être l’outil le plus beau, il faut qu’il soit assez attirant pour venir y passer quelques heures, déposer ses données, développer des envies … Les interfaces ne sont pas que des tableaux à boutons. Il s’agit d’univers de création à chouchouter. Si un outil est cher, c’est qu’il doit proposer bien plus que son discours marketing. Finalement, tout outil de création est une version évoluée d’un éditeur de texte. Que ce soit des outils de planifications, de discussions à plusieurs, d’organisation d’équipe, de création graphique … Ces outils ne font que passer un brief écrit en actions visibles. La gamification est indispensable, mais doit être pensée de façon logique, elle doit servir un but. Les utilisateurs doivent imaginer un monde sans outil contraignant qui détiendrait leurs données dans des bases obscures, sur des serveurs cryptés et des processus d’accès complexes. « Envie de partir ? OK, voici un zip avec tes informations au format texte. »

brown and white pomeranian puppy on macbook

Si ce n’est pas cassé, il ne faut pas y toucher.

Dans sa version en anglais, l’expression est plus simple à saisir : “if it ain’t broke, don’t fix it“. Ce principe permet d’être plus efficace dans sa gestion des priorités et des impératifs de projets. Il est courant de s’imaginer relever les défis du quotidien avec un peu d’huile de coude et du bon sens. Sauf que ce n’est pas toujours une bonne solution : tant que ça marche, il vaut mieux éviter de trop manipuler l’existant pour l’améliorer. Que ce soit pour un bouton, une virgule, une image un peu bancale, un élément sur une page qui pourrait être amélioré … Soyons patients et laissons la place à l’expérience sur le long terme. Assez régulièrement, la meilleure façon de perdre du temps sur un projet est de le peaufiner jusqu’à ce qu’il ne soit plus vraiment d’actualité. Il faut essayer de prendre l’audace de partager sur l’instant, avoir le temps de récupérer quelques retours (les feedbacks indispensables), puis améliorer grâce à l’expérience. Pas grâce à l’envie de toucher la perfection du premier coup.

less is more sign

En faire moins pour mieux en faire.

Lorsqu’il est question de développement de produit ou de service, la notion de création de valeur arrive sur le ring. Le combat peut vite devenir inégal si l’on se confronte à un marché, et pas juste à son imagination. Voici le constat que j’en ai fait à force de tuer des projets. Il est aussi probable que l’envie de faire plus que l’autre ne soit pas toujours une priorité. C’est même ce que je défends assez souvent lorsque je rencontre d’autres entrepreneurs. Il n’est pas nécessaire d’être meilleur que son concurrent sur l’ensemble des tableaux : il faut s’astreindre à ne faire mieux que sur certains volets. Cette innovation d’usage passe par une sélection plus drastique des fonctionnalités que l’on souhaite proposer. Il est inutile de céder à la tentation de tout faire : ce n’est ni raisonnable ni réalisable. Après tout, pour le commun des mortels, le couteau suisse est surtout un beau tire-bouchon ou un joli coupe-papier. Ceci inclut la nécessité de proposer moins d’options, de préférences utilisateur. L’amélioration et la personnalisation de l’expérience passent par la phase d’épuration des capacités proposées. Il faut aller plus vite au cœur de ce que l’on propose. Idem concernant les équipes, avec une taille plus réduite, mais plus impliquée, la notion d’efficacité et de rapidité d’exécution peut revenir dans les discussions d’évolution de l’offre. Le management d’équipe se fait souvent au détriment du management produit. Il redevient possible d’imaginer avancer réellement en proposant moins de réunions, moins de rencontres entre individus, moins d’abstrait, moins de discussions sans décisions. Les freins sont plus souvent humains que technologiques. Un peu à l’image de l’adage de la startup nation : « fake it until you make it ». Mais ces belles envies qui ressemblent à un ensemble de portes ouvertes ne sont valables que si je me force aussi à promettre moins, promettre mieux, plus réaliste et moins idéaliste sur les projets menés de façon collaborative. Depuis que j’adopte certains de ces beaux principes, je me suis rendu compte que les retours étaient ultra positif. Ce n’est pas vraiment ce que j’avais comme croyance avant de l’expérimenter.

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Ne pas commencer sa journée par la lecture de ses emails.

Voilà un pari qui semble irréalisable et sûrement un peu stupide. Pourquoi s’infliger une perte possible d’informations essentielles pour planifier sa journée ? En fait, ce que je tente depuis plusieurs mois maintenant, c’est de planifier l’ensemble de mes tâches bien en amont de ma journée qui débute. J’ai longtemps eu le réflexe de partir à l’aventure du nouvel email dès l’ouverture de mon ordinateur. Alors qu’au final, la plupart des tâches importantes à réaliser sont la suite logique du travail de la veille. Depuis assez longtemps maintenant, je prends le temps en fin de journée de préparer ma liste de tâches à exécuter pour le restant de la semaine. Je prends 10 minutes chaque soir pour passer en revue les projets que je dois terminer et évaluer le temps restant. Un peu comme le travail qu’effectue un Product Owner sur le suivi de production : découper, évaluer, prioriser et planifier les tâches. Concernant le lundi et le vendredi, même chose. Au final, tout projet peut être découpé et du coup réparti dans une tranche horaire déterminée.  Le passage à la vie de free-lance m’a forcé à être plus assidu sur ma gestion interpersonnelle de mon emploi du temps. Sans équipe, il faut savoir se responsabiliser sur l’ensemble des compétences requises. Cela paraît ridicule à écrire (et à lire, je pense), mais il s’agit de la vérité que l’on aime généralement se cacher lorsqu’on travaille en équipe. Avec le temps, j’ai eu à gérer des projets de plus en plus conséquents, avec de plus en plus d’interlocuteurs et à monter une équipe de plus en plus grande. La transmission de l’information est alors devenue essentielle pour éviter les frustrations de chacun.  Plutôt qu’un gros bloc indigeste, il est plus facile de transmettre des paquets d’informations rapides à assimiler et à utiliser. Cette transmission passe nécessairement par un rythme régulier de points et une astreinte aux process simples.  Ce premier process est de mettre à plat les projets, les tâches, les informations. Puis de les organiser sans se perdre dans de nouvelles considérations. Un peu comme assainir une pièce et ouvrir un nouveau placard le matin alors que celui ouvert la veille n’est pas encore rangé. Le résultat est (sans surprise) un bordel presque organisé, mais surtout réellement peu pratique. Il y a certaines situations où voir d’un coup d’œil l’ensemble des placards ouverts permettrait de mieux organiser le rangement. Mais en y allant étape par étape (itération par itération comme on dit chez la startup nation), on arrive généralement plus rapidement à ses fins. Je suis persuadé qu’il vaut mieux avancer rapidement sur de petites étapes plutôt que de viser directement le résultat parfait et terminé. Mes petites étapes matinales sont donc d’avancer sereinement sans nouveau placard à ouvrir. De travailler, trier et ranger au fur et à mesure les tâches avant d’en prendre de nouvelles à bras le corps. Cela m’est particulièrement utile lorsque je gère en simultané plusieurs projets de tailles variables et de thématiques réellement opposées. La