Ne pas commencer sa journée par la lecture de ses emails.

Voilà un pari qui semble irréalisable et sûrement un peu stupide. Pourquoi s’infliger une perte possible d’informations essentielles pour planifier sa journée ?

En fait, ce que je tente depuis plusieurs mois maintenant, c’est de planifier l’ensemble de mes tâches bien en amont de ma journée qui débute.

J’ai longtemps eu le réflexe de partir à l’aventure du nouvel email dès l’ouverture de mon ordinateur. Alors qu’au final, la plupart des tâches importantes à réaliser sont la suite logique du travail de la veille.

Depuis assez longtemps maintenant, je prends le temps en fin de journée de préparer ma liste de tâches à exécuter pour le restant de la semaine. Je prends 10 minutes chaque soir pour passer en revue les projets que je dois terminer et évaluer le temps restant.

Un peu comme le travail qu’effectue un Product Owner sur le suivi de production : découper, évaluer, prioriser et planifier les tâches.

Concernant le lundi et le vendredi, même chose. Au final, tout projet peut être découpé et du coup réparti dans une tranche horaire déterminée. 

Le passage à la vie de free-lance m’a forcé à être plus assidu sur ma gestion interpersonnelle de mon emploi du temps. Sans équipe, il faut savoir se responsabiliser sur l’ensemble des compétences requises. Cela paraît ridicule à écrire (et à lire, je pense), mais il s’agit de la vérité que l’on aime généralement se cacher lorsqu’on travaille en équipe.

Avec le temps, j’ai eu à gérer des projets de plus en plus conséquents, avec de plus en plus d’interlocuteurs et à monter une équipe de plus en plus grande. La transmission de l’information est alors devenue essentielle pour éviter les frustrations de chacun. 

Plutôt qu’un gros bloc indigeste, il est plus facile de transmettre des paquets d’informations rapides à assimiler et à utiliser. Cette transmission passe nécessairement par un rythme régulier de points et une astreinte aux process simples. 

Ce premier process est de mettre à plat les projets, les tâches, les informations. Puis de les organiser sans se perdre dans de nouvelles considérations.

Un peu comme assainir une pièce et ouvrir un nouveau placard le matin alors que celui ouvert la veille n’est pas encore rangé. Le résultat est (sans surprise) un bordel presque organisé, mais surtout réellement peu pratique.

Il y a certaines situations où voir d’un coup d’œil l’ensemble des placards ouverts permettrait de mieux organiser le rangement. Mais en y allant étape par étape (itération par itération comme on dit chez la startup nation), on arrive généralement plus rapidement à ses fins.

Je suis persuadé qu’il vaut mieux avancer rapidement sur de petites étapes plutôt que de viser directement le résultat parfait et terminé.

Mes petites étapes matinales sont donc d’avancer sereinement sans nouveau placard à ouvrir. De travailler, trier et ranger au fur et à mesure les tâches avant d’en prendre de nouvelles à bras le corps.

Cela m’est particulièrement utile lorsque je gère en simultané plusieurs projets de tailles variables et de thématiques réellement opposées. La division pour l’organisation est finalement une pratique qui me permet de travailler plus efficacement.

Alors, si vous avez une information essentielle à me transmettre qui doit être lue dès le matin, pensez au téléphone. C’est bien aussi d’entendre la voix de ses interlocuteurs 😉

P.S. : Cette pratique a certaines failles, c’est bien évidemment ce que je fais en dehors des moments un peu stressants de validation finale (pas la validation intermédiaire qui dure des plombes) ou de mise en production finale (pas la staging qui passe en préprod).